Beneficios de administrar personal con herramientas en la nube

Por: Editorial Lennken Group

Beneficios, Nómina, Administrar personal, Nube

Hoy en día existen softwares alojados en la nube que permiten a los usuarios pagar por lo que realmente consumen, es decir, existen plataformas que por medio de rentas nos brindan servicio de administración de personal tomando en cuenta dos variables, cantidad de usuarios y tiempo de uso.

Seguramente has escuchado hablar más de una vez sobre el beneficio de contar con un sistema o herramienta que permita de visualizar en tiempo real el trabajo que ha realizado nuestro equipo de trabajo y que con solo unos clics podamos descargar reportes completos y detallados sobre nuestra área de trabajo, pero… ¿Cómo se logra esto?

Ya no es necesario instalar un software que, además de ser costoso, requiere de un determinado espacio de alojamiento y gastos de instalación, aumentando costos y disminuyendo tiempos de reacción al momento.

¿Qué beneficios nos brinda la nube?

El objetivo es aterrizar los beneficios que nos pueden brindar los servicios de software, por medio de un ejemplo hacerlo ejemplificando con una actividad tan cotidiana en toda empresa como lo es la generación de nómina.

La generación de nóminas (incidencias, trámites y cálculos), en la Nube permite disponer de toda la información relacionada a cada uno de los empleados de una empresa, en el momento que se requiera y desde cualquier dispositivo, ahorrando así una enorme cantidad de tiempo.

A la hora de decidir si la generación de nóminas se va a realizar en la Nube o en el propio servidor de la empresa, se deben tener en cuenta cada una de las ventajas y desventajas de ambas posibilidades, a fin de decidir cuál es la solución que más se ajusta a las necesidades de la empresa.

Si bien es real que las empresas suelen contar con una herramienta previamente instalada que se usa de forma global, pero suelen ser ineficientes al momento de cubrir cada uno de los procesos llevados a cabo por el área de Recursos Humanos.

Nuestra recomendación

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Si se trata de una empresa grande es necesario que Recursos Humanos identifique qué áreas de oportunidad tienen las herramientas que actualmente usa y conforme a las necesidades solicitar un desarrollo o plataforma que, en lugar de sustituir las herramientas ya implementadas, las fortalezca.

Por el otro lado, si se trata de una empresa mediana o pequeña es recomendable explorar diversas opciones para que en lugar de realizar un gasto al implementar una herramienta que automatice el proceso de generación de nómina, se realice una inversión que reduzca tiempos y costos.

En cada uno de los casos anteriores una plataforma en la nube es perfecta, pues se trata de una solución en mejora continua que no requiere de inversión en infraestructura y no repercute en costos de instalación.
En pocas palabras “pagas por lo que usas” bajo un costo único, dependiendo del esquema, es decir por cantidad de usuarios y tiempo.

Te compartimos los principales beneficios que te brindará un sistema de elaboración de nómina en la nube:

1. Se integra a otros sistemas

Si no requieres sustituir como tal el sistema que usa la compañía, siempre es posible que se vincule con otras aplicaciones y programas de software que utiliza la empresa, brindándote así la posibilidad de fortalecer las herramientas ya implementadas.

2. Acceso a la información, sin importar lugar y hora

Un sistema de gestión de nóminas basado en la nube permite que todos los usuarios con autorización accedan a la información de nómina. Es decir, no importa el lugar en el que se encuentre el especialista en compensaciones ni la hora, podrá saber en todo momento la cantidad de altas o bajas que tuvo en cierto periodo o incluso correr o elaborar escenarios de la nómina de su empresa.

3. Elaborar los informes llevará solo minutos

Una plataforma en la nube permite segmentar los datos en tiempo real y obtener resultados instantáneos. Es decir, no existe la posibilidad de retardos en la entrega de información y reportes.

4. Actualizaciones automáticas

Al hacer uso de una plataforma en la nube se acaban las actualizaciones y la necesidad de realizar respaldos, a diferencia de los sistemas instalados en casa. Las actualizaciones de información y de flujos se realizan de forma automáticamente, es decir, la nómina se mantendrá en constante actualización y orden en todo momento.

5. Creación y simulación de diferentes escenarios

Un último beneficio es la posibilidad que ofrece al poder simular una nómina, se pueden plantear diferentes escenarios o re-estructuras organizacionales, y conocer en tiempo real los beneficios o consecuencias de la toma de decisiones a futuro sin afectar a la organización.

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